Quanto conta essere organizzati?

Come state? Spero bene e in vacanza sotto un ombrellone, in un rifugio di montagna o in una qualche meravigliosa città d’arte. Finiti gli esami si riprende fiato, cosa che nel mio caso significa leggere o fare tutto ciò che i ritmi dell’anno scolastico mi hanno impedito.

Sicuramente conoscete Coursera, la piattaforma che offre corsi universitari gratuiti in formato Massive Open Online Courses (Mooc per gli amici!) fondata dall’Università di Stanford. Ho fatto qualche corso in passato e penso che siano davvero interessanti, non trovate anche voi?

Periodicamente mi arrivano mail con alcuni dei corsi che propongono e ne ho trovato uno che mi ha davvero incuriosito e quindi mi ci sono lanciata subito. Sto parlando del corso “Get Organized: How to be a Together Teacher “, della Relay Graduate School of Education, tenuto da Maia Heyck-Merlin.

Reduce dalla lettura de Il magico potere del riordino di Marie Kondo, mi sono chiesta se fosse davvero possibile imparare a ripulire dalle cose inutili non solo la casa ma anche gli impegni delle giornate durante l’anno scolastico, lasciando solo quelli che “diffondono gioia” o piuttosto se fosse possibile imparare qualche strategia utile per non rimane sistematicamente strangolata dagli impegni e dalle cose da fare come mi capita sempre (e a voi?).

Insomma… un corso su come organizzarsi la vita, scolastica e non, su Coursera?

Lo confesso… io la fissa dell’organizzazione un po’ ce l’ho. Non mi ritengo una persona super organizzata ma lotto costantemente con il bisogno di tenere tutto sotto controllo.

Ci riesco? No… perdo sempre… PER ORA!!! 😉

Insomma… come avrete capito, mi sono incuriosita e iscritta.

Per chi non ne avesse mai fatto uno, sappiate che  Coursera propone corsi organizzati in moduli settimanali, in cui i materiali di studio sono per lo più video tenuti da docenti molto bravi (spesso anche famosi) accompagnati da un compito settimanale e discussioni con i “classmates”, ossia gli altri corsisti, in forum dedicati.

Get Organized: How to be a Together Teacher” ha una durata di sei settimane e fondamentalmente propone riflessioni e possibili soluzioni per cercare di far quadrare il cerchio, ossia organizzare vita lavorativa e personale in modo da ridurre quella sensazione di stress (io direi invece di strangolamento) che affligge molti di noi dopo qualche mese dall’inizio dell’anno scolastico.

stress

Mentre facevo il corso, mi sono letta anche il libro (mi correggo… l’e-book) della Heyck-Merlin, The together teacher – Plan ahead, get organized, and save time!  (se vi interessa costa meno su Amazon Italia, però!) perché volevo davvero saperne di più.

Di che si tratta?

Week 1: Welcome & Orientation

In questa prima parte, l’autrice definisce cosa intende per “together teacher” ossia the teacher who makes it look easy. In sostanza, si tratta di quegli insegnanti che non si affrettano mai a fare fotocopie all’ultimo minuto, che hanno le lezioni pianificate per l’intera settimana o anche di più, che hanno sempre il registro a posto, hanno tempo per telefonare ai genitori, fare del tutoraggio dopo la scuola e che, invece, di mangiare un panino al volo si portano il pranzo da casa cucinato la sera prima. Magari anche alti, belli, magri, sportivi e, perché no,  biondi?  SOB! 😦

Ripenso al mio anno scolastico appena concluso e mi comincia lo sconforto, ma proseguo la lettura/visione e, per fortuna, la cara Maya mi rassicura subito: Don’t stress – this teacher was not born that way. Meno male!!!! C’è speranza quindi.

In sostanza, questo corso insegna come coltivare abitudini che possono permetterci di essere abbastanza organizzati per compiere bene il nostro “dovere” verso gli studenti e la scuola, rendendo però la nostra vita più divertente e meno stressante.

Mi hai convinto…dove devo firmare?

Viene proposta, quindi, una riflessione con cui si esplora la differenza tra organizzazione e togetherness e sui propri punti di forza e di debolezza. I together teachers sono insegnanti che dimostrano di avere cinque abilità fondamentali:

  1. sanno individuare le priorità;
  2. sanno pianificare;
  3. sanno organizzarsi;
  4. portano a termine il proprio lavoro con intenzionalità: consapevoli dei propri livelli di energia sono in grado di capire quanto tempo ci vuole a completare determinati compiti e quali passaggi fare per completarli;
  5. sono efficienti.

Non so ancora cosa pensare… Sono tra il diffidente e il curioso. Sto perdendo tempo o no? Santa Marie Kondo aiutami tu! Ok, ok…proseguo.

Week 2: Weekly Worksheet

Nella seconda settimana viene proposto un primo strumento: il Weekly Worksheet. Il primo consiglio che viene dato è quello di cominciare pensando in piccolo (già mi piace!) concentrandosi solo sulla settimana successiva e creando quello che Maya (ormai siamo amiche) chiama  weekly worksheet: a very intentional and narrow view of your work for your week.

Il weekly worksheet è uno strumento che ci aiuta a vedere le cose da fare in un unico “momento” nel tempo (la settimana) e a bilanciare questo il tempo con le cose da fare. Questo planner deve andare almeno da lunedì a venerdì (con anche sabato e domenica sarebbe meglio), deve contenere sia le cose da fare (appuntamenti, scadenze, riunioni…) che le attività del tempo libero. Si potrebbe essere tentati di scrivere solo le prime ma, secondo l’autrice, è molto importante definire in modo chiaro anche tutto ciò che riguarda il tempo libero.

Questo planner deve essere preparato in anticipo. Non è abbastanza pianificare giorno per giorno. Altra cosa importante, poi, è  che deve essere riempito con quelli che Maya definisce cose da fare “bite-size”, ossia delle dimensioni di un morso. Niente compiti titanici, ma compiti suddivisi in azioni effettivamente attuabili. Se per esempio, si programma di progettare un’intera unità di apprendimento il martedì, chiaramente quando arriverà il momento il compito verrà evitato perché inattuabile.  Invece si potrebbe, ad esempio, programmare la progettazione di una singola attività di quell’unità.

La Heyck-Merlin sostiene che anche le cose della vita privata, come ad esempio il “compleanno della mamma”, vadano scritte in forma di azioni di fare, quindi, “comprare un biglietto di auguri per il compleanno della mamma”. Se per caso avete letto il libro Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose: Il metodo GTD – Getting Things Done® di David Allen (ve l’avevo detto che sono un po’ fissata sulla faccenda dell’organizzazione!) noterete la somiglianza nell’agire dei due sistemi. Scrivere ogni cosa in modo estremamente dettagliato affida il peso dell’organizzazione al planner e il cervello può cominciare a rilassarsi non dovendo tenere tutto a mente. Può sembrare sciocco, almeno così pensavo all’inizio, ma in realtà, vi assicuro, ha il suo perché.

Questo strumento deve essere anche facilmente trasportabile e accessibile in modo da poterlo aggiornare e consultare in qualunque momento e deve essere usato in modo costante.

Il compito della seconda settimana è proprio quello di preparare il proprio weekly planner della settimana successiva. Si possono scaricare (gratuitamente) alcuni modelli già pronti da utilizzare così come sono o modificare secondo le proprie esigenze. Una volta caricato il compito si deve analizzare e valutare il weekly worksheet di almeno altri 3 corsisti. Anche questo è un esercizio utile perché consente di vedere altri modi (e mondi)  e notare cose da modificare nel proprio planner a cui non si aveva pensato.

Week 3: Comprehensive Calendar

Durante la terza settimana viene presentato il cosiddetto Comprehensive Calendar, ossia una sorta di calendario omnicomprensivo. Nel primo video, la  Heyck-Merlin invita a pensare ai primi giorni dell’anno scolastico, quando cominciano a piovere da tutte le parti date e scadenze di impegni relativi all’intero anno scolastico. Una programmazione settimanale, quindi, non può essere sufficiente per tenere insieme tutte queste cose. Ecco perché viene suggerito di inserire tutti gli impegni dell’intero anno scolastico nel Comprehensive Calendar. Tutto scritto in un unico posto in modo da eliminare Post-it, appunti volanti o fogli stampati che sicuramente scomparirebbero in breve tempo sotto qualche altra pila di carte.

Realizzarlo può richiedere un po’ di tempo, ma poi sarà sufficiente consultarlo una settimana per l’altra senza doversi più preoccupare di dimenticare impegni o scadenze. Questo tipo di calendario ha cinque caratteristiche:

  1. deve durare 12 mesi e andare da settembre a settembre;
  2. deve avere anche pagine mensili;
  3. deve contenere eventi e scadenze, come ad esempio il periodo degli scrutini, la data della maratona a cui si vuole partecipare o la torta da portare durante le riunioni con i colleghi (un po’ di dolcezza aiuta sempre);
  4. vi si può inserire solo date certe. Se avete comprato i biglietti per il concerto di Ligabue inserite pure la data, ma se vi siete prefissati l’obiettivo di passare dal livello B1 al livello B2 di inglese entro l’estate prossima, questo evento non può essere inserito a meno che non abbiate già fissato la data dell’esame per la certificazione;
  5. anche in questo caso, questo calendario deve essere usato con costanza e deve contenere sia gli impegni lavorativi che quelli personali, come le feste di compleanno o le cene con gli amici.

Ancora una volta il compito della settimana è quello di costruire il proprio calendario omnicomprensivo partendo dai modelli scaricabili e modificabili o creandone uno personale. Il calendario andrà postato e dovrete fare ancora la revisione del lavoro di almeno altri tre corsisti.

Week 4: Upcoming To-Do List

Il Weekly worksheet è una sorta di GPS, ci dice tutto sulla settimana a venire. Poi c’è anche il calendario omnicomprensivo dove sono raccolti tutti gli hard to-dos, ossia cose da fare che hanno date sicure e non modificabili, come scadenze, viaggi, maratone, scrutini… Nella quarta settimana ci si concentra, invece, su quelli che vengono definiti soft to-dos, ossia cose che devono essere fatte ma non necessariamente in un giorno particolare. Per esempio, è settembre e volete partecipare ad un progetto europeo la cui deadline è molto in là nel tempo, diciamo a maggio, ma ci sono molte cose da fare/preparare prima della scadenza. Come si può programmare questo tipo di cose per non rischiare di dimenticare nulla?

Viene quindi presentato il terzo e ultimo strumento utile per gestire questo tipo di soft to-dos: l’upcoming To-Do list. Per essere efficace, questa sorta di elenco deve avere alcune caratteristiche:

  1. deve essere facilmente trasportabile e accessibile (ormai abbiamo capito);
  2. deve essere completo, ossia deve essere una sola lista. Niente Post-it né appunti sul retro di qualche busta o su un tovagliolo di carta. Tutto scritto in un unico posto;
  3. le cose da fare devono essere raggruppate. Si può raggrupparle per mese, per luogo o per progetto. Non c’è un solo modo per categorizzare queste cose da fare. Dipende dalla situazione.

Tutti e tre questi strumenti possono essere cartacei, ma anche possono essere in formato digitale (ad esempio un file excel) da consultare sul telefono, sull’iPad o sul computer. Un’altra opzione potrebbe essere quella di utilizzare Google Calendar che offre la possibilità di integrare tutto usando anche Google Tasks. Dipende da come siamo abituati. Niente vieta di mantenere entrambe le strade contemporaneamente anche se si corre il rischio di perdersi qualcosa se non si aggiornano entrambi i tipi di calendario costantemente (ma non dovevamo avere più tempo libero?).  Insieme a questi tre strumenti, la nostra “agenda” (cartacea o virtuale che sia) può prevedere anche la pianificazione delle lezioni in modo dettagliato. Tutto insieme nello stesso posto. Naturalmente, il compito della quarta settimana è quello di realizzare una upcoming To-Do List, postarla e fare la revisione del lavoro di almeno altri tre corsisti.

Week 5: Weekly Round-Up

In questa sessione finale viene mostrato come  i tre strumenti presentati in precedenza lavorano insieme e come si può iniziare ad utilizzarli: the two big tools at the top of the triangle, feed the bottom. 

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Settimanalmente, è necessario fare ciò che viene chiamato weekly round-up: una sorta di meeting tra noi e i tre strumenti presentati in precedenza, in cui recuperare le scadenze dal calendario, le cose da fare dalla upcoming to-do list e ciò che resta che non si è ancora fatto. Fatto ciò, si crea un nuovo weekly worksheet per la settimana successiva. Il compito della settimana prevede di dedicare un’ora al Weekly Round Up da cui creare il nuovo weekly worksheet. Naturalmente c’è anche la solita revisione del lavoro di almeno tre corsisti. Il lavoro finisce qui.

Week 6: Templates & Teacher Interviews

L’ultima settimana, infatti, prevede semplicemente la consultazione di una serie materiali opzionali: altri modelli da consultare/scaricare e video-interviste di docenti che spiegano come hanno implementato, con successo, questo sistema.

Che ne penso?

Inizialmente ero scettica. Mi sembrava una cosa un po’ assurda, troppo complicata. Fare i compiti, durante le varie settimane, mi è costato molto, perché non sono così abituata a scrivere tutto. Più leggevo, guardavo e facevo, più cominciavo a pensare, però, che in realtà la cosa potrebbe funzionare.

In qualche modo, inconsapevolmente, avevo già cominciato il mio viaggio verso la togetherness quando ad agosto dell’anno scorso ho comprato, in un sito inglese, una agenda un po’ diversa, un teacher planner, dove con grande costanza ho programmato ogni singola lezione di ogni singola classe una settimana per l’altra per tutto l’anno scolastico.

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All’inizio mi è costato, mi sembrava di perdere un sacco di tempo, ma alla fine dell’anno, tirando le somme, mi sono resa conto di essere riuscita nell’intento di seguire con maggior razionalità lo svolgersi del “programma” rispetto alle mete che mi ero prefissata, senza perdere di vista le altre cose da fare a scuola. Inoltre, sono arrivata a giugno con relazioni varie e chiusure di progetti consegnati molto prima della scadenza senza il solito affanno finale.

Oltre a ciò, ora ho in mano un documento incredibile che mi dice esattamente quanto tempo impiego per fare un determinato argomento, quale attività ha funzionato e quale no…insomma un tesoro prezioso da utilizzare per la programmazione del nuovo anno.

Quindi?

Quest’anno ripeto l’esperienza, con un formato più “facilmente trasportabile” (così Maya è contenta!) completando però il tutto con l’introduzione nel mio nuovo planner blu anche dei tre strumenti utilizzati durante questo corso. Sono proprio curiosa di vedere come andrà.

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Voi che ne pensate? Quali sono le vostre strategie di organizzazione per fare “tutto” senza impazzire? Vi va di raccontarlo commentando qui sul blog?

Buone vacanze e che la togetherness sia con voi! 🙂

 

 

4 pensieri su “Quanto conta essere organizzati?

    • Il registro elettronico è sicuramente qualcosa che tiene traccia di quello che hai fatto ma il planner mi ha aiutato a “vedere” in anticipo il lavoro dell’intera settimana. Ogni domenica ho programmato esattamente ogni lezione in tutte le mie sette classi per tutti i giorni della settimana. Questa visione d’insieme anticipata mi ha aiutato molto a non perdere il filo e a non navigare a vista. Avevo provato altri modi in passato ma questo è quello che finora ha funzionato meglio. Naturalmente tutto ciò vale per me che sono particolarmente in difficoltà nell’organizzazione perché mi perdo troppo nei dettagli lungo la strada. Tu utilizzi il registro elettronico per programmarti il lavoro? O cos’altro fai?

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      • Io uso solo registro elettronico. Anche come programmazione settimanale. Il dettaglio è riservato alle allegato. Che è un file di Drive.

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